Mitä tästä blogista saat?
Saat konkreettiset vinkit siihen, miten:
- uusi johtaja – oli hän sitten talon sisältä tai ulkopuolelta – välttää ensimmäisten kuukausien tyypillisimmät sudenkuopat
- henkilöstöanalyysi nopeuttaa perehtymistä ja tekee näkyväksi sen, mitä arki ei sano ääneen
- organisaatio voi faktapohjaisesti tukea johtajavaihdosta
- analyysi kannattaa ajoittaa ennen, aikana tai jälkeen vaihdoksen
Uuden johtajan ensimmäiset viikot paljastavat enemmän kuin mikään raportti
Kun organisaatioon tulee uusi johtaja, joko:
- ulkopuolelta tulevana uutena kasvona, joka ei tunne organisaation historiaa tai dynamiikkaa, tai
- sisäisenä nousijana, joka tuntee talon mutta ei välttämättä tunne kaikkea sitä, mikä on jäänyt pintaa syvemmälle
pöydällä on aina kaksi todellisuutta:
- Rekrytointikeskusteluissa kerrottu todellisuus
- Arjen todellinen tilanne – hiljaiset signaalit, rakenteet ja jännitteet
Moni johtaja aloittaa innolla, mutta jo ensimmäiset viikot paljastavat:
- asioita, joita ei rekryprosessissa tuotu esiin
- ristiriitaisia odotuksia
- henkilöstön ääntä, jota ei ole kuultu pitkään aikaan
- rakenteiden ja toimintatapojen epäkohdat, joita ei huomaa organisaatiokaaviosta
- jännitteitä, hiljaisia valtapelejä ja epäselvää työnjakoa
Tärkeää on muistaa yksi fakta:
Uuden johtajan perehtymiseen ja organisaation ymmärtämiseen menee keskimäärin 3–6 kuukautta. Täyteen integroitumiseen ja vaikuttavuuden saavuttamiseen jopa 12–18 kuukautta.
Juuri siksi faktapohjainen henkilöstöanalyysi on kriittinen alkuvaiheen työkalu ja se lyhentää oppimiskäyrää kuukausilla.
Milloin henkilöstöanalyysi kannattaa tehdä?
1. Ennen johtajavaihdosta
Miksi? Organisaatio saa dokumentoitua rehellisen lähtötilanteen ennen kuin uusi johtaja astuu sisään taloon.
Mitä hyötyä?
- faktapohjainen lähtötilanne ilman tulkintoja
- haasteet ja vahvuudet eivät katoa siirtymävaiheessa
- uusi johtaja pääsee alkuun nopeammin
- syntyy vertailudata 12 kuukauden päähän
- luottamus kasvaa, kun kaikki puhuvat samasta todellisuudesta
Kenelle sopii? Organisaatioille, joiden johto haluaa valmistella vaihdoksen hyvin, erityisesti jos taustalla on haasteita, hiljaisia ristiriitoja tai pitkiä johtajakausia.
2. Ensimmäisten 4–12 viikon aikana
Miksi? Alkuvaiheessa henkilöstö ei vielä uskalla kertoa kaikkea suoraan johtajalle. Samalla johtajalla ei ole vielä historiaa eikä kontekstia tulkita arjen signaaleja.
Hyödyt:
- päätökset perustuvat faktaan, ei ensivaikutelmiin
- tyypillisimmät alkuvaiheen virheet vältetään
- henkilöstö kokee heti tulevansa kuulluksi
- ristiriitaiset odotukset tulevat näkyviksi
- luottamuksen rakentuminen nopeutuu huomattavasti
Miksi tämä on kriittinen ikkuna?
Koska normaalisti johtajalla kuluu 3–6 kuukautta siihen, että hän pystyy hahmottamaan arjen todellisen dynamiikan ilman ulkopuolista tukea. Analyysi tiivistää tämän prosessin viikkoihin, ei kuukausiin.
3. Vuoden kuluttua aloituksesta
Miksi? Ensimmäinen vuosi on aina muutosvuosi. Sen jälkeen on hyvä mitata:
- mikä on oikeasti muuttunut
- mikä ei ole muuttunut
- onko suunta oikea
- missä tarvitaan täsmäkorjauksia
- miten johtajan tyyli ja päätökset ovat vaikuttaneet arkeen
Tämä vaihe antaa vertailun alkutilanteeseen ja vahvistaa koko organisaation oppimista.
Miksi uusi johtaja (ulkoa tullut tai sisältä kasvanut) tarvitsee ulkopuolisen silmän?
Ensimmäisten viikkojen aikana johtaja näkee paljon, mutta ei kuitenkaan kaikkea.
Häneltä puuttuu:
- historia
- hiljaiset signaalit
- konteksti
- henkilöstön luottamus
Organisaation sisällä taas on asioita, joista kyllä tiedetään, mutta joita ei sanota ääneen:
- epämääräinen työnjako
- hiljaiset valtapelit
- jännitteet ja tulkintaerot
- epäselvät odotukset siitä, mitä “johtaminen” oikeasti tarkoittaa
Molemmat johtajatyypit hyötyvät analyysistä eri tavoin:
- Ulkopuolelta tullut johtaja saa “pikakartan” organisaatioon.
- Sisäisesti noussut johtaja saa objektiivisen kuvan siitä, mikä muuttuu roolin myötä.
Fakta: Uusi johtaja joutuu tekemään ensimmäiset päätöksensä ennen kuin hän ehtii ymmärtää kokonaiskuvaa. Henkilöstöanalyysi antaa tämän kokonaiskuvan hänen käyttöönsä heti.
Arjen todellisuus ei löydy organisaatiokaaviosta
Organisaatiokaavio kertoo, miten yrityksen pitäisi toimia. Henkilöstöanalyysi kertoo, miten siellä oikeasti toimitaan.
Johtaja usein kaipaa vastaukset ainakin näihin kysymyksiin:
- Missä tieto kulkee ja missä se mystisesti katoaa?
- Mitä ihmiset eivät sano ääneen?
- Mihin ensimmäiset toimenpiteet kannattaa kohdistaa?
- Mitkä odotukset ovat ristiriidassa?
- Mitkä ovat kuormitus tekijät?
- Onko roolitus oikea?
Näihin ei löydy vastauksia kehityskeskusteluista eikä kahvipöydästä.
Johtajavaihdoksen 3 suurinta sudenkuoppaa
1. Ristiriitaiset odotukset
Johto, henkilöstö ja tiimit haluavat eri asioita eikä kukaan sano sitä ääneen. Tämä on yleisin syy epäonnistuneisiin johtajamuutoksiin, ei itse johtajana onnistumiseen.
2. Ongelmiin tarttuminen liian pintapuolisesti
Johtaja alkaa ratkaista näkyviä ilmiöitä (tulipaloja), vaikka juurisyy on selvittämättä.
3. Nopeat muutokset ilman ymmärrystä
Kun suunta määritellään ilman faktaa, syntyy virheitä, väsymystä ja luottamustappioita.
5 käytännön vinkkiä uudelle johtajalle
- Älä oleta, varmista. Ensivaikutelma on harvoin koko kuva.
- Tee näkyväksi, mitä sinulta odotetaan. Ristiriitaiset odotukset ovat riski.
- Priorisoi juurisyyt, älä tulipaloja.
- Kuuntele laajasti. Hae signaalit eri tasoilta.
- Perusta päätökset faktaan. Se rakentaa luottamusta nopeammin kuin mikään muu.
5 tapaa, joilla organisaatio tukee uutta johtajaa
- Rehellisyys rekrytoinnissa ja aloituksessa.
- Henkilöstöanalyysi ennen tai hetimiten vaihdoksen jälkeen.
- Selkeät odotukset ja prioriteetit.
- Aikaa ymmärtää ennen vaatimista.
- Turvallinen kanava henkilöstön äänelle.
Mitä henkilöstöanalyysi paljastaa johtajavaihdoksessa?
- tiimin todelliset odotukset
- rakenteet, jotka tukevat tai jarruttavat
- mihin kannattaa tarttua ensimmäisenä
- millainen johtaminen toimii tässä organisaatiossa
- mistä motivaatio ja työkyky rakentuvat
- objektiivinen lähtötilanne muutokselle
Kun kaikilla on sama faktapohja, muutosvastarinta vähenee.
UKK: Johtajien yleisimmät kysymykset
“Eikö riitä, että kysyn itse tiimiltä?” Ei alkuvaiheessa. Kaikkea ei sanota suoraan.
“Voiko analyysi paljastaa liikaa?” Hyvä analyysi ei etsi syyllisiä, vaan se näyttää rakenteet ja juurisyyt.
“Milloin on liian myöhäistä?” Ei koskaan. Analyysi korjaa oletuksiin perustuvaa tietoa.
Yhteenveto: Fakta voittaa mutun ja säästää uuden johtajan aikaa
Johtajavaihdoksen onnistuminen ei ole kiinni karismasta tai tehokkuudesta, vaan lähtötilanteen rehellisyydestä.
Ilman analyysiä:
- johtaja tekee päätöksiä oletusten perusteella
- ensivaikutelmat ohjaavat liikaa
- tulipalot vievät ajan todellisilta kehityskohteilta
- luottamusta kuluu turhaan
Analyysin kanssa:
- oppimiskäyrä tiivistyy viikkoihin
- päätökset perustuvat todelliseen tilannekuvaan
- suunta on selkeä ja uskottava
- henkilöstö kokee tulleensa kuulluksi heti alusta
Henkilöstöanalyysi ei ole vain raportti. Se on uuden johtajan paras työkalu ja nopein tie aidosti vaikuttavaan alkuun.
Seuraavat askeleet
Jos organisaatiossasi on tulossa johtajavaihdos tai uusi johtaja on juuri aloittanut, ota yhteyttä, rakennetaan faktapohjainen lähtötilanne.
tuulia@operoiva.fi | heidi@operoiva.fi | www.operoiva.fi