Liiketoimintalähtöinen henkilöstöanalyysi
Takkuaako työtehokkuus?
Selvitämme, mitä se maksaa liiketoiminnalle
Operoivan henkilöstöanalyysi antaa johdolle riippumattoman tilannekuvan siitä, miten työ organisaatiossa todella toimii ja mitä kannattaa korjata ensimmäisenä.
"Paras näkemäni henkilöstöanalyysi"
01 HENKILÖSTÖANALYYSIN AVULLA SAAT
Tietoa kehittämiseen ja johdon päätöksentekoon
Henkilöstöanalyysissä tarkastelemme liiketoiminnan toimivuutta henkilöstön arjen kautta. Yhdistämme johdon näkemyksen, henkilöstön itsearvioinnit ja luottamukselliset keskustelut, jotta yksittäisten kokemusten sijaan muodostuu luotettava kokonaiskuva työn sujuvuudesta, rakenteista ja niiden vaikutuksista liiketoimintaan.
Analyysin avulla johto pystyy arvioimaan esimerkiksi:
Ovatko tehtävät, vastuut ja päätösvalta tarkoituksenmukaisia
Käytetäänkö henkilöstön aikaa ja osaamista oikeisiin asioihin
Missä prosessit katkeavat tai työ siirtyy turhaan henkilöltä toiselle
Mitä kasvu, muutos tai toiminnan tehostaminen edellyttää organisaatiolta
Mihin kehittämistoimiin kannattaa investoida ensimmäisenä
Emme arvioi ihmisten persoonallisuuksia. Analysoimme työn tekemisen edellytyksiä, työn tuottavuutta ja tehokkuutta, rakenteita ja niiden vaikutuksia liiketoimintaan.
02 ASIAKKAILTA
Mitä asiakkaamme sanovat
03 MILLOIN ANALYYSI KANNATTAA TEHDÄ
Tunnistatko nämä merkit?
Organisaatiossa näkyvä ongelma ei aina ole varsinainen ongelma. Analyysi auttaa näkemään oireiden taakse. Tarve syntyy usein muutoksen, kasvun tai kitkan yhteydessä huomaamatta.
Kasvu kiristää rakenteita
Nykyiset roolit, vastuut tai toimintatavat eivät enää tue seuraavaa vaihetta.
Arjessa syntyy kitkaa
Yhteistyö, tiedonkulku tai työrauha oireilee, mutta juurisyy ei ole selvillä.
Vastuut ovat epäselviä
Samoja asioita tehdään monessa paikassa ja syntyy vastuunpakoilua.
Organisaatio muuttuu
Johto tarvitsee tietoa uuden rakenteen, roolituksen tai johtamisvastuiden pohjaksi.
04 MITÄ HENKILÖSTÖANALYYSISSÄ TARKASTELLAAN
Liiketoiminnan toimintakykyä ihmisten arjen kautta
Työnjako, roolit ja päätösvalta
Kuka omistaa työn, missä vastuut limittyvät ja jääkö asioita ilman omistajaa? Tai nykyiset roolit, vastuut tai toimintatavat eivät enää tue seuraavaa vaihetta.
Prosessit ja työn sujuvuus
Missä työ odottaa, katkeaa, palaa takaisin tai tehdään useaan kertaan?
Osaaminen ja resurssien kohdentuminen
Käytetäänkö ihmisten työaika ja osaaminen liiketoiminnan kannalta oikein?
Johtaminen, priorisointi ja tavoitteet
Tietävätkö ihmiset, mitä tavoitellaan, mitä tehdään ensin ja kuka päättää?
Yhteistyö, tiedonkulku ja toimintakyky
Kulkeeko tieto oikeaan aikaan, toimivatko rajapinnat ja mitkä tekijät haittaavat työn tekemistä?
"Tarkastelemme ihmisten kokemuksia suhteessa työn sujuvuuteen ja liiketoiminnan tavoitteisiin."
03 MITÄ HENKIILÖSTÖANALYYSISSÄ TARKASTELLAAN
Liiketoiminnan toimintakykyä ihmisten arjen kautta
Työnjako, roolit ja päätösvalta
Kuka omistaa työn, missä vastuut limittyvät ja jääkö asioita ilman omistajaa? Tai nykyiset roolit, vastuut tai toimintatavat eivät enää tue seuraavaa vaihetta.
Prosessit ja työn sujuvuus
Missä työ odottaa, katkeaa, palaa takaisin tai tehdään useaan kertaan?
Osaaminen ja resurssien kohdentuminen
Käytetäänkö ihmisten työaika ja osaaminen liiketoiminnan kannalta oikein?
Johtaminen, priorisointi ja tavoitteet
Tietävätkö ihmiset, mitä tavoitellaan, mitä tehdään ensin ja kuka päättää?
Yhteistyö, tiedonkulku ja toimintakyky
Kulkeeko tieto oikeaan aikaan, toimivatko rajapinnat ja mitkä tekijät haittaavat työn tekemistä?
"Tarkastelemme ihmisten kokemuksia suhteessa työn sujuvuuteen ja liiketoiminnan tavoitteisiin."
05 MITÄ JOHTO SAA HENKILÖSTÖANALYYSISTÄ?
Ei raporttia pöytälaatikkoon, vaan päätöksenteon työkalu
Riippumaton tilannekuva
Näkemys rakenteista ja toimintatavoista, jotka tukevat tai jarruttavat liiketoimintaa.
Johdon purkutyöpaja & sparraus
Havainnot muutetaan päätöksiksi ja käytännön etenemissuunnitelmaksi.
Et saa vain raporttia.
Saat perustan päätöksille.
Mikä toimii ja mikä jarruttaa
Mistä ongelmat johtuvat
Mihin tartutaan ensin
Kuka vastaa ja miten etenemistä seurataan
Tunnistetut juurisyyt
Selitys sille, mistä viiveet, kuormitus, ristiriidat tai heikko tuottavuus syntyvät.
Vaikutusten arviointi
Arvio vaikutuksista tuottavuuteen, kustannuksiin, asiakastyöhön, kasvuun ja henkilöstöriskeihin.
Priorisoitu toimenpidesuunnitelma
Mitä korjataan ensin, kuka vastaa ja miten etenemistä seurataan.
06 EI SAMA ASIA KUIN HENKILÖSTÖKYSELY
Kysely näyttää signaalin. Analyysi selvittää juurisyyn.
HENKILÖSTÖKYSELY
Kertoo, miten ihmiset vastaavat ennalta määriteltyihin kysymyksiin. Tuottaa yleiskuvan henkilöstön kokemuksista ennalta määriteltyjen kysymysten perusteella. Kysely voi osoittaa, missä jokin asia kaipaa huomiota, mutta ei välttämättä kerro, mistä havainto johtuu tai miten se vaikuttaa työn tekemiseen.
KYSELY
HENKILÖSTÖANALYYSI
Havaintoja syvennetään henkilökohtaisissa keskusteluissa ja tarkastellaan suhteessa työnjakoon, prosesseihin, päätöksentekoon, osaamisen käyttöön ja liiketoiminnan tavoitteisiin. Näin tunnistetaan ongelmien juurisyyt, niiden vaikutukset liiketoimintaan ja tarvittavat toimenpiteet.
ANALYYSI
07 CASE-ESIMERKKI
Kun osaaminen on vahvaa, mutta rakenteet pettää
✽ TEOLLISUUS ✽ UUSI TOIMITUSJOHTAJA ✽ TOIMIHENKILÖT
TILANNE
Organisaatiossa oli tapahtunut merkittäviä muutoksia johtamisessa ja toimintatavoissa. Toimitusjohtaja halusi kokonaiskuvan siitä, miten toimihenkilöorganisaation roolit, vastuut ja yhteistyörakenteet oikeasti toimivat, ei oletuksiin vaan haastatteluihin perustuen.
MITÄ ANALYYSI PALJASTI
- Päätöksenteko oli samanaikaisesti sekä liian keskittynyttä että epäselvää: osa päätöksistä riippui yksittäisistä henkilöistä, monilla kokonaisuuksilla ei ollut selkeää omistajaa
- Kriittiset toiminnot olivat sidottuja yksittäisiin avainhenkilöihin, mikä loi merkittävän jatkuvuusriskin
- Projektit käynnistyivät toistuvasti ilman riittävää valmistelua, mikä aiheutti keskeytyksiä ja uudelleentyötä tuotannossa
- Tieto kulki henkilöiden, ei rakenteiden varassa
TOIMENPITEET
Purkutyöpajassa priorisoitiin kolme asiaa: päätöksentekomallin ja vastuiden selkeyttäminen, projektien valmisteluprosessin vakiointi ennen tuotannon käynnistämistä, sekä kriittisen osaamisen dokumentointi ja varahenkilömallien rakentaminen.
TULOS
Johto sai priorisoidun etenemisjärjestyksen ja arvion siitä, mihin ensimmäiset toimenpiteet kannattaa kohdistaa. Analyysissa tunnistettiin, että pelkästään projektien valmistelua parantamalla tuotanto voisi edetä arviolta 30–50 % nopeammin — luku, joka konkretisoi rakenteellisen epäselvyyden todellisen taloudellisen vaikutuksen.
Jokainen toimeksianto on erilainen: liiketoiminnan tilanne, ihmiset, prosessit ja teknologia vaihtelevat organisaatioittain. Emme tarjoa valmiita malleja, siksi havainnot ovat aidosti hyödyllisiä. Suurin osa työstämme ei näy ulospäin.
Toimeksiantomme ovat luonteeltaan luottamuksellisia, sensitiivisiä ja strategisesti merkittäviä, minkä vuoksi emme mainitse referenssejämme nimellä näillä sivuilla. Osa toimeksiannoista koskee niin merkittäviä strategisia muutoksia, ettei niistä ole julkaisulupaa lainkaan. Jos haluat kuulla tarkemmin oman toimialasi caseista, kysy suoraan.
08 MITÄ ANALYYSI PALJASTAA?
Henkilöstöä kuuntelemalla löydetään liiketoiminnan rakenteellisia ongelmia
Näkyvä ongelma
Työt eivät valmistu ajoissa
Henkilöstö vaikuttaa kuormittuneelta
Tiimien välillä on kitkaa
Avainhenkilö on jatkuvasti pullonkaulana
Mahdollinen juurisyy
Vastuut ja prioriteetit ovat epäselviä
Työ jakautuu epätasaisesti tai prosessissa on turhaa käsityötä
Rajapinnoista ja päätösvallasta ei ole sovittu
Tieto, päätökset tai asiakkuudet ovat yhden henkilön varassa
Liiketoimintavaikutus
Viiveet, odottelu ja asiakastyytymättömyys
Ylityöt, virheet ja kapasiteetin menetys
Hidas päätöksenteko ja uudelleen tekeminen
Kasvun este ja liiketoiminnan jatkuvuusriski
09 NÄIN HENKILÖSTÖANALYYSI ETENEE
Havainnoista päätöksiin jo 4–6 viikossa
01
Alkukartoitus
Tavoite, rajaus ja aikataulu tilaajan kanssa.
02
Tiedottaminen
Tarkoitus ja luottamuksellisuus, henkilöstölle/osallistujille Operoivan toimesta.
03
Itse arvioinnit
Näkymä työhön ja vastuisiin, alkukartoituskysely osallistujille.
04
1:1-keskustelut
Havaintojen syventäminen kasvotusten haastateltavien kanssa.
05
Analyysi
Juurisyyt ja vaikutukset sekä toimenpide-ehdotukset Operoivan toimesta.
06
Purkutyöpaja
Päätökset ja sparraukset sekä etenemisestä sopiminen Operoivan ja tilaajan kesken.
00
Tilaajan käyttämä aika projektiin
Tyypillisesti tilaajan oma käyttämä aika projektin aikana on noin 6h-10h.
10 HENKILÖSTÖANALYYSIN ROI-LOGIIKKA
Työn kitka näkyy euroina, vaikka sille ei ole omaa kuluriviä
Kokeile interaktiivista laskuria: syötä henkilöstömäärä, vaihtuvuus ja hukkatyön arvio. Näet heti minkä kokoluokan taloudellisesta potentiaalista organisaatiossasi puhutaan.
Epäselvät roolit
Päällekkäinen työ, odottelu ja virheet
Heikko tiedonkulku
Hukkatyö, viiveet ja uudelleen tekeminen
Väärä resursointi
Yli- tai alikapasiteetti ja ylityöt
Avainhenkilöriskit
Osaamisen, asiakkuuksien ja jatkuvuuden riskit
11 MIKÄ ON INVESTOINNIN ARVO?
Hinta ja sisältö
4 900 €
Alk. + alv / 4-6 henkilölle
Suurempien kokonaisuuksien hinta määräytyy osallistujamäärän ja rajauksen perusteella.
Ei kaikille samaa, räätälöidään teidän tarpeisiin sopiva! Kysy tarjousHintaan sisältyy:
- Alkukartoitus
- Henkilöstön tiedotuspaketti
- Johdon haastattelu
- Itsearvioinnit
- 1:1-keskustelut
- Analyysi ja johtopäätökset
- Kirjallinen raportti
- Priorisoidut toimenpiteet
- Johdon purkutyöpaja
JATKOTUKI ANALYYSISITÄ TEKEMISEEN voi sisältää esimerkiksi:
roolikortit, tehtävänkuvat ja vastuutaulukot, esihenkilötyön toimintamallit ja sparrauksen, prosessien kuvaukset, perehdytyspolut, seurantakyselyn ja vaikutusten arvioinnin, interim HR- tai muutosjohtamisen tuen.
Tämän voi toteuttaa sellaisenaan, mutta tarvittaessa tähän yhdistetään lisäksi Esihenkilöanalyysiä360, jolloin saadaan näkyväksi kerralla sekä esihenkilötyön että koko henkilöstön tilan.
12 MIKSI ULKOPUOLINEN ANALYSOIJA?
Riippumaton näkökulma tekee vaikeistakin havainnoista käsiteltäviä
Puolueeton kokonaiskuva
Avoimemmat keskustelut
Toistuvien ilmiöiden tunnistaminen
Rohkeat mutta ratkaisuihin ohjaavat johtopäätökset
13JOS JOKIN LIIKETOIMINNASSA HIERTÄÄ
Selvitetään, mistä se johtuu
Varaa 30 minuutin luottamuksellinen keskustelu. Käymme läpi tilanteenne ja arvioimme, voidaanko henkilöstöanalyysillä tuottaa päätöksenteossa tarvittavaa tietoa.
VARAA ALKUKESKUSTELU
Heidi Sikkilä
asiakkuudet, myynti ja markkinointi
co-founder
Linkedin
14 USEIN ESITETYT KYSYMYKSET
Jäikö jokin mietityttämään?
Henkilöstökysely tuottaa pääasiassa numeerista tietoa ennalta määritellyistä aiheista. Laadullisessa henkilöstöanalyysissä havaintoja syvennetään henkilökohtaisissa keskusteluissa, joiden tavoitteena on selvittää ongelmien juurisyyt ja muodostaa konkreettiset toimenpidesuositukset.
Erityisesti kasvaville ja muuttuville yrityksille sekä organisaatioille, joissa on epäselviä rooleja, yhteistyön haasteita, henkilöstön vaihtuvuutta tai tarve uudistaa johtamista. Analyysi voidaan toteuttaa koko yritykselle tai rajata esimerkiksi yhteen tiimiin tai esihenkilöryhmään.
Kyllä. Analyysi voidaan kohdistaa koko organisaatioon tai tiettyyn tiimiin, osastoon, toimipisteeseen, johtoryhmään tai esihenkilöryhmään sen mukaan, mihin päätökseen johto tarvitsee tietoa.
Tyypillisesti noin 4-6 viikkoa. Aikataulu riippuu osallistujamäärästä, haastattelujen järjestämisestä ja analyysin laajuudesta.
Henkilökohtaiset keskustelut ovat luottamuksellisia, eikä niitä luovuteta johdolle keskustelumuistioina. Pienessä tiimissä täydellistä anonymiteettiä ei aina voida taata, joten raportointitapa kerrotaan osallistujille avoimesti etukäteen.
4-6 henkilön tiimille alkaen 4 900 € + alv. Suurempien kokonaisuuksien hinta muodostuu osallistujamäärän ja rajauksen perusteella.
Työntekijöiden voi olla helpompi puhua avoimemmin ulkopuoliselle. Ulkopuolinen asiantuntija vertaa myös eri näkökulmia ja erottaa toistuvat ilmiöt yksittäisistä kokemuksista.
Tulokset käsitellään johdon purkutyöpajassa, jossa päätetään tärkeimmät toimenpiteet ja vastuut. Operoiva voi tarvittaessa tukea myös muutosten toteuttamista.