Markkinassa on vahvoja piristymisen merkkejä. Teollisuudessa tilaukset ovat kasvaneet, rakentamisessa on nähtävissä elpymistä ja yritysten näkymät ovat vahvistuneet.
Monelle yritykselle tämä on odotettu uutinen. Viime vuosina huomio on ollut ymmärrettävästi myynnissä, kustannuksissa, kannattavuudessa ja riittävän tilauskannan varmistamisessa. Ja osa on joutunut ankarasti sopeuttamaan tilannetta, kuten vähentämällä osaamis- ja henkilöstön resursseja.
Mutta mitä tapahtuu, jos tilauksia alkaakin tulla nopeasti lisää?
Kasvun myötä yrityksen pullonkaula voi siirtyä markkinasta organisaation sisälle. Silloin kysymys ei enää olekaan siitä, saadaanko riittävästi kauppaa, vaan siitä, onko nykyisellä organisaatiolla osaaminen, kyvykkyys ja toimintamallit, joilla yritys pystyy ottamaan seuraavan kasvuvaiheen vastaan.
Samalla kannattaa kysyä myös toiseen suuntaan: tunnemmeko edes nykyisen orkesterimme koko potentiaalin?
Yrityksessä voi olla osaamista, kokemusta ja kyvykkyyttä, jota nykyiset tehtävänkuvat eivät tuo näkyviin. Jollakin voi olla valmiuksia ottaa enemmän vastuuta, toisella aiemmasta työurasta osaamista, jota nykyisessä tehtävässä ei hyödynnetä, ja kolmannella kyky kehittää toimintaa tai johtaa kokonaisuuksia, vaikka nykyinen rooli ei sitä edellytä.
Siksi seuraavaan kasvuvaiheeseen valmistautuminen ei tarkoita automaattisesti uusien ihmisten palkkaamista. Ensin kannattaa selvittää, mitä nykyisestä organisaatiosta jo löytyy, mitä voidaan kehittää ja mitä aidosti puuttuu?
Kasvu paljastaa sen, mikä hallittavassa työmäärässä vielä toimii
Yrityksessä voi olla pitkään toimintatapoja, jotka ovat toimineet tiettyyn pisteeseen saakka. Yksi henkilö tietää, miten tietty asia tehdään. Esihenkilö ratkaisee poikkeustilanteet. Toimitusjohtaja on vahvasti mukana jopa operatiivista tuotantoa. Tietoa vaihdetaan nopeasti käytävällä, Teamsissa tai puhelimessa. Nopeasti ja notkeasti.
Kun työmäärä on kohtuullinen, tällainen toimintamalli voi jopa tuntua tehokkaalta ja monesti toimiikin tiettyyn pisteeseen saakka. Kasvun myötä tilanne muuttuu.
Jos yksi avainhenkilö pystyy käsittelemään kymmenen asiaa päivässä, hän ei välttämättä pysty käsittelemään viittätoista tai kahtakymmentä. Jos jokainen poikkeustilanne vaatii toimitusjohtajan päätöksen, päätöksenteosta tulee kasvun mukana pullonkaula. Jos tieto kulkee ihmisten eikä yhteisten toimintatapojen kautta, lisääntyvä työmäärä kasvattaa myös virheiden ja väärinymmärrysten riskiä.
Sama organisaatio, joka toimii nykyisellä resurssilla hyvin, ei siis välttämättä skaalaudu sellaisenaan seuraavaan kasvuvaiheeseen.
Viisi kohtaa, joista kasvun pullonkaulat usein löytyvät
Kasvuvalmiutta, sitä kestääkö organisaatio kasvun ilman lisääntyvää kiirettä ja virheitä, voi arvioida jo ennen kuin tilauskanta lähtee voimakkaaseen nousuun. Tai pysähdy hetkeksi vauhdissa näiden asioiden äärelle. Mistä yrityksen kasvun pullonkaulat sitten löytyvät?
1. Vastuut ja työnjako
Tietävätkö ihmiset, mistä he vastaavat ja mistä he voivat päättää itse? Mitä enemmän työtä tulee, sitä kalliimmaksi epäselvät vastuurajat muuttuvat. Sama asia saatetaan tehdä kahdesti tai tehtävä jää tekemättä, koska kaikki olettavat sen kuuluvan jollekin toiselle.
2. Päätöksenteko
Kuinka moni asia odottaa käytännössä yhden ihmisen hyväksyntää tai näkemystä? Jos toimitusjohtaja, yrittäjä tai yksittäinen esihenkilö toimii jatkuvasti päätöksenteon solmukohtana, kasvu lisää hänen työpöydälleen tulevien asioiden määrää. Lopulta koko yrityksen nopeus määräytyy yhden ihmisen kapasiteetin mukaan.
3. Prosessit ja toimintatavat
Toimiiko prosessi siksi, että se on selkeä, vai siksi, että kokeneet ihmiset osaavat paikata sen puutteet? Tämä ero kannattaa tunnistaa. Henkilöiden varassa toimiva prosessi voi näyttää pitkään hyvältä, kunnes työmäärä kasvaa, avainhenkilö vaihtaa tehtävää tai jää pois.
4. Osaaminen, potentiaali ja henkilöriskit
Kasvua suunniteltaessa kannattaa tarkastella osaamista kahdesta suunnasta.
Ensimmäinen kysymys on riski: mitä tapahtuisi, jos yksi keskeinen henkilö olisi kuukauden poissa tai lähtee kokonaan rosterista? Jos merkittävä osa työstä pysähtyisi tai hidastuisi olennaisesti, kyse ei ole vain henkilöstökysymyksestä vaan liiketoimintariskistä.
Toinen kysymys on mahdollisuus: mitä sellaista osaamista henkilöstössämme on, jota emme tällä hetkellä hyödynnä tai tarvitsemme lisää seuraavaan vaiheeseen?
Kasvuvaiheessa uusien tehtävien ja vastuiden ei pitäisi automaattisesti tarkoittaa uusia rekrytointeja tai ainakaan täysin identtisiä. Ensin kannattaa selvittää, kenellä nykyisessä organisaatiossa on halua ja kykyä kasvaa uudenlaiseen rooliin, mitä osaamista voidaan jakaa ja kehittää sekä mitä osaamista yrityksestä aidosti puuttuu.
5. Johdon kapasiteetti
Kasvu lisää helposti myös johtamisen työmäärää: rekrytointeja, asiakasasioita, päätöksiä, poikkeamia ja koordinointia.
Jos johto käyttää jo nykytilanteessa suuren osan ajastaan päivittäisten ongelmien ratkaisemiseen, voimakas kasvu ei tarkoita vain samassa suhteessa lisää työtä. Koordinoinnin, päätöksenteon ja ongelmanratkaisun tarve voi kasvaa huomattavasti nopeammin.
Kasvuvalmiutta kannattaa tarkastella ennen kasvua
Organisaation kasvukykyä ei siis kannata mitata pelkästään kysymällä, kuinka monta uutta työntekijää tarvitaan, jos myynti kasvaa. Parempi kysymys kenties voisi olla:
Mitä nykyisessä toimintatavassamme ja osaamisessamme täytyy muuttua, jotta pystymme tekemään enemmän ilman, että kiire, virheet ja henkilösidonnaisuus kasvavat samassa suhteessa?
Yksi yksinkertainen tapa testata tätä on tehdä johdon kanssa 30–50 prosentin kasvuharjoitus
Kuvittele, että tilauskanta kasvaa seuraavien kuukausien aikana 30–50 prosenttia.
- Missä ensimmäinen jono syntyisi?
- Kenen työpöydälle tehtävät kasaantuisivat?
- Missä päätökset hidastuisivat?
- Mitä osaamista pitäisi vahvistaa?
- Kuka nykyisestä organisaatiosta voisi ottaa uudenlaista vastuuta?
- Mitä osaamista meillä saattaa jo olla, mutta emme tällä hetkellä hyödynnä?
- Ja missä tarvitsemme aidosti uusia osaajia ja millaiseen rooliin?
Tässä on olennainen ero.
Kasvuun valmistautuminen ei tarkoita vain sitä, että löydetään se, mikä yrityksestä puuttuu. Yhtä tärkeää on tunnistaa se, mitä siellä jo on.
Kun nykyinen osaaminen, piilevä potentiaali ja todelliset puutteet tunnetaan, voidaan myös tehdä parempia päätöksiä siitä, mitä kehitetään, mitä organisoidaan uudelleen ja mihin tarvitaan rekrytointeja.
Kasvu on yksi parhaista stressitesteistä organisaation rakenteille ja osaamiselle.
Onko teidän orkesteri valmis seuraavaan kasvuvaiheeseen?
Operoiva auttaa yrityksiä tunnistamaan, mikä arjessa tukee kasvua ja mikä sitä tällä hetkellä jarruttaa. Tarkastelemme henkilöstöä, osaamista, rooleja, johtamista ja työn sujuvuutta liiketoiminnan näkökulmasta ja viemme havainnot konkreettisiksi kehitystoimenpiteiksi. Tarvittaessa autamme muutoksen ja toimenpiteiden toteuttamisessa.
Varaa kanssamme maksuton alkukartoitus. Käydään yhdessä läpi yrityksenne tilanne ja arvioidaan olisiko meistä teillekin apua.
Onko teidän orkesteri valmis
seuraavaan kasvuvaiheeseen?
Operoiva auttaa yrityksiä tunnistamaan, mikä arjessa tukee kasvua ja mikä sitä tällä hetkellä jarruttaa. Tarkastelemme henkilöstöä, osaamista, rooleja, johtamista ja työn sujuvuutta liiketoiminnan näkökulmasta ja viemme havainnot konkreettisiksi kehitystoimenpiteiksi. Tarvittaessa autamme muutoksen ja toimenpiteiden toteuttamisessa.
Varaa kanssamme maksuton alkukartoitus.
Käydään
yhdessä läpi yrityksenne tilanne ja arvioidaan olisiko meistä teillekin apua.
Heidi p. 0400 568 900, Tuulia 050 409 4519
info@operoiva.fi | Varaa tapaaminen suoraan kalenterista
